6 actions indispensables pour rendre vos réunions plus productives

La réunionite aiguë est un mal présent dans de nombreuses entreprises ! Des rassemblements inutiles ou mal ficelés, qui se révèlent inefficaces, voire ennuyeux… Ces rencontres semblent interminables et vos collaborateurs risquent d’avoir l’impression de brasser de l’air ou de perdre leur temps.

Pour faire avancer un projet, trouver des solutions ou améliorer la productivité de vos équipes, il existe pourtant des actions à mettre en place pour des réunions profitables à tous. Voici 6 étapes à suivre pour les organiser.

#1 Ne pas organiser de réunion

La meilleure astuce pour n’avoir que des réunions efficaces est de ne pas en faire ! Ou plutôt d’éliminer toutes celles qui seraient superflues. Voici quelques solutions de rechange selon votre besoin.

• Faire passer une information : pensez à la newsletter, au magazine de l’entreprise, ou bien à un e-mail pour un envoi plus personnalisé.
• Organiser un brainstorming : utilisez un tableau blanc où chacun pourra ajouter des notes. Il peut être physique, dans une pièce accessible de tous, ou virtuel (avec l’outil Miro par exemple).
• Résoudre un problème : privilégiez un e-mail très complet, un rendez-vous rapide en face à face ou un appel téléphonique.
• Expliquer un point précis : envoyez un enregistrement audio, ou même vidéo avec Loom.
• Ressouder une équipe : pas besoin de sonner le rappel en réunion, optez plutôt pour une action de team building !
• Avancer dans un projet : utilisez un outil collaboratif (Trello, Asana, Notion…) pour savoir qui fait quoi et où vous en êtes dans votre planning.

Bien sûr, il est important parfois de se rassembler, notamment pour l’annonce de grandes nouvelles : ça peut être l’occasion de renforcer la cohésion d’une équipe. Mais de nombreuses problématiques ne nécessitent pas une réunion mobilisant plusieurs personnes. 

En tendant vers la digitalisation de votre gestion et en mettant au clair vos process, vous facilitez la communication avec vos collaborateurs et tout le monde gagne du temps !  Attention tout de même à ne pas tomber dans l’autre extrême, en poussant sans réserve à l’utilisation des messageries instantanées. Si elles sont trop utilisées, elles risquent de couper vos équipes dans leur travail.

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#2 Bien choisir votre moment

Vous avez une excellente raison de faire une réunion ? Dans ce cas, il faut à présent choisir le bon moment pour la planifier. Bien évidemment, tous les collaborateurs invités doivent être disponibles pour ce créneau. L’idéal est alors d’avoir accès aux emplois du temps professionnels de tout le monde, ou bien de créer un sondage (avec Doodle par exemple).

Une idée astucieuse : mettez en place des demi-journées dédiées aux réunions dans votre entreprise. Cela ne signifie pas que ces temps seront consacrés à ce type de rassemblement à chaque fois. Mais ces heures-ci seront ainsi les premières à viser pour la planification de votre réunion. 

Définir de telles plages horaires dans la semaine permet également de laisser à vos collaborateurs de longues périodes de travail sans interruption, pour favoriser le deep work (le travail profond, sans perturbation). Le matin est le moment idéal pour prévoir une réunion : la concentration est à son maximum ! Sur le même schéma, il vaut mieux éviter l’après-midi ou le vendredi : vos équipes risquent d’être moins efficaces ou plus distraites. 

Quant à la durée de la réunion, il est important de la préciser pour éviter de traîner en longueur. Tout dépend bien sûr du sujet à traiter, mais il faut savoir que le temps de concentration est d’environ 45 minutes pour un adulte. Aller au-delà est contre-productif.

#3 Sélectionner les bonnes personnes pour votre réunion

Il arrive trop souvent qu’on soit invité à des réunions où on fait tapisserie ! Le dossier ne nous concerne pas directement, on n’est là que pour prendre des notes, on n’a pas l’occasion d’intervenir… 

Il est donc important de bien choisir les collaborateurs que vous allez inviter à votre réunion. Ils doivent être de vrais moteurs pour avancer sur votre problématique, et ne pas rester de simples spectateurs.  La majorité des personnes n’auront besoin que d’un compte rendu de la réunion pour connaître les décisions prises, les avancées réalisées. Pas besoin de leur demander d’y assister. 

Jeff Bezos, le patron d’Amazon, a une méthode originale pour définir le nombre idéal pour une réunion réussie : la règle de deux pizzas. Il faut avoir une équipe composée de 5 à 7 personnes (c’est-à-dire autant que pour manger deux pizzas), pour des rassemblements dynamiques et productifs.

Vous pouvez attribuer un rôle à chaque participant pour le maintenir impliqué durant la réunion, tout en veillant à la bonne marche de cette dernière :

• responsable du timing,
• superviseur du matériel audio ou vidéo,
• administrateur du temps de parole,
• secrétaire (prise de notes pour un futur compte rendu),
• etc.

#4 Organiser en amont la réunion

Pour éviter qu’une réunion parte dans tous les sens, vous devez la préparer au préalable. Un fil rouge doit vous guider pendant son déroulement. Une réunion ne doit concerner qu’un seul sujet. 

L’ordre du jour, avec les différents points qui seront traités, est à envoyer à chaque participant avant. Cela leur permettra ainsi de mieux se préparer pour cette réunion, d’emmener le matériel nécessaire ou de faire des suggestions en amont. Transmettez aussi tous les documents nécessaires à vos collaborateurs en avance, pour qu’ils en prennent déjà connaissance : ce sera du temps de gagné pour la réunion.

Organiser cette rencontre est un indicateur utile pour savoir si, oui ou non, elle a un réel intérêt. Ou si elle peut être remplacée par un simple e-mail par exemple. L’ordre du jour et ses différents points structurent votre pensée et sont de bons moyens pour faire un état des lieux de votre projet.

#5 Gérer le déroulement de la réunion

 Une réunion productive, c’est :

• peu de temps morts,
• des participants actifs et dynamiques,
• pas d’interruptions,
• un plan de route à suivre.

En tant que meneur ou organisateur de cette rencontre, vous devez faire en sorte que tous ces éléments soient présents. Une réunion qui n’aboutit à rien ou débute en retard a un vrai impact sur l’entreprise : c’est du temps perdu et de la frustration pour tout le monde.

N’hésitez pas à rappeler en début de séance les règles à suivre et les objectifs de la réunion. Ainsi, vous êtes certain que vos collaborateurs et vous irez dans le même sens. Pour éviter les distractions et permettre la concentration de tous, bannissez les PowerPoints de vos réunions. Au besoin, il peut être intéressant de partager une infographie, mais il est souvent inutile de préparer toute une conférence.

Le téléphone portable est à éviter également, car il capte l’attention des participants en quelques secondes. Demandez à les mettre en silencieux, voire à les laisser au bureau de chacun pour éviter les interruptions.  La seule utilisation intéressante du téléphone est le timer. En définissant une durée précise pour chaque partie de votre réunion, vous garantissez son bon déroulement, sans dépasser l’horaire de fin choisie. Bien entendu, prévoyez tout de même une “zone tampon” si vos discussions durent plus longtemps que prévu ou si des questions émergent.

Astuce supplémentaire : choisissez de faire les réunions debout. Le “stand-up meeting” n’est pas encore très répandu en France, mais il a été prouvé que cette position favorise les échanges. À réserver pour les courtes réunions, bien sûr !

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#6 Faire le suivi de la réunion

La réunion a pris fin. Vous avez pu avancer ensemble sur une problématique. Et maintenant ? Il est important de noter et de faire connaître toutes les décisions qui ont été prises. Plusieurs solutions s’offrent à vous :

• envoyer une synthèse aux participants, ainsi qu’aux autres collaborateurs que ces informations peuvent aider,
• implémenter les choix faits en réunion dans les projets en cours,
• planifier une autre réunion au besoin (Avec qui ? Sur quel sujet précis ? Etc.).

Si vous avez l’impression de ne pas avoir obtenu de réponses avec cette rencontre, si elle vous a semblé longue et peu intéressante, posez-vous des questions. Était-elle vraiment nécessaire ? Avez-vous invité les bons collaborateurs ? L’objectif de cette réunion était-il assez clair ? Y a-t-il eu un élément extérieur qui a empêché son bon déroulement (absence d’un collaborateur, mauvais horaire, bruits…) ?

Ces 6 actions vont vous guider pour tenir des réunions productives, qui feront réellement avancer vos projets, sans ennuyer vos collaborateurs. Et c’est d’autant plus important lors de rencontres avec vos clients ! Remettez sans cesse en question l’utilité d’une réunion. Bien entendu, pour une meilleure concentration au travail et une bonne gestion des projets, d’autres points entrent en jeu, comme l’utilisation des outils numériques ou la méthode de management.

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